Le cahier des charges permet la consultation de fournisseurs, qui s’appuient sur ce document pour proposer une offre chiffrée et des délais de réalisation. Une fois le ou les prestataires retenus, il est annexé au contrat. C’est l’élément essentiel de la relation entre l’employeur-utilisateur et son ou ses fournisseurs. Un cahier des charges bien rédigé facilite cette relation.

Pour élaborer un cahier des charges répondant au besoin, il peut être nécessaire, en fonction des enjeux (humain, productif, économique) ou de la complexité du projet, d’associer à sa rédaction les différentes personnes de l’entreprise concernées, par exemple :

• des représentants des méthodes, de la production et de la maintenance, du nettoyage et des achats
• des représentants des ressources humaines (pour les incidences du projet sur le personnel, sur la formation…),
• les représentants du personnel (Comité social et économique, Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) si elle existe).
• Le service de santé au travail.

Si besoin, il est possible de prendre conseil auprès de compétences externes, notamment les services prévention de la caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (CRAMIF/CARSAT) ou de la caisse générale de sécurité sociale (CGSS).

Les points à définir précisément dans un cahier des charges :

• Nature du besoin ;
• Critères de performance ;
• Limites de la fourniture ;
• Population utilisatrice ;
• Usages attendus : cette description doit se baser sur des analyses d’activités et le retour d’expériences réalisé sur des machines comparables ;
• Exigences pour la maintenance (accès, conditions d’intervention, durées allouées…) ;
• Qui fait quoi ? (notamment qui est responsable de la procédure de certification de conformité, d’autant plus pour les lignes de production) ;
• Conditions et contraintes liées au site d’implantation (configuration du site et de la zone d’implantation, moyens de manutention, raccordements en énergie, éclairement…) ;
• Conditions de livraison et de montage sur le site d’implantation ;
• Normes à respecter ;
  Attention : il est généralement illusoire d’imposer à un constructeur un trop grand nombre de normes dont le respect deviendrait difficile à vérifier.
• Marques de composants (électriques, pneumatiques, hydrauliques…) à employer afin de faciliter la maintenance ;
• Conditions de réception ;
• Conditions de formation des personnels de production, de réglage et de maintenance ;
• Conditions d’accord si une partie de la maintenance reste le monopole du constructeur.

En savoir plus